Conditions d'utilisation

EKOLIA est un outil de gestion en ligne destiné aux collèges privés au Sénégal. Il permet à un directeur d’établissement de suivre les paiements de scolarité, de gérer la liste de ses élèves et de leurs tuteurs, et d’envoyer des rappels de paiement par WhatsApp.

EKOLIA est un outil de suivi et d’organisation interne à l’établissement. Aujourd’hui, les paiements des familles vers l’établissement sont enregistrés manuellement par le directeur ou son personnel — EKOLIA n’encaisse pas directement l’argent des parents. Seul l’abonnement mensuel de l’établissement à EKOLIA est payé en ligne, via les moyens de paiement proposés dans l’application.

EKOLIA s’adresse aux directeurs et directrices d’établissements scolaires privés, ainsi qu’au personnel qu’ils autorisent expressément (par exemple un caissier ou une caissière) à accéder au compte de l’établissement. Vous devez avoir au moins 18 ans et être habilité à représenter l’établissement que vous inscrivez sur la plateforme.

Vous êtes responsable de la confidentialité de votre mot de passe et de toute activité effectuée depuis votre compte. Prévenez-nous immédiatement à contact@ekolia.app si vous pensez que votre compte a été utilisé sans votre autorisation.

Le directeur qui crée le compte de l’établissement (le « propriétaire du compte ») peut inviter des membres de son personnel et définir leur niveau d’accès. Il reste responsable des actions effectuées par les comptes qu’il autorise.

L’accès à EKOLIA nécessite un abonnement mensuel payant. Deux formules existent : un forfait Essentiel pour les établissements jusqu’à 500 élèves, et un forfait Pro sans limite de nombre d’élèves. Le tarif de chaque formule est affiché dans l’application avant tout paiement.

Le paiement n’est pas prélevé automatiquement : chaque mois, le directeur confirme et effectue lui-même le paiement depuis l’application. Si l’abonnement n’est pas renouvelé à l’échéance, l’accès aux fonctionnalités de l’établissement peut être suspendu jusqu’au paiement suivant ; les données déjà enregistrées ne sont pas supprimées pour autant.

Un changement de formule (par exemple d’Essentiel vers Pro) prend effet immédiatement ; le nouveau montant s’applique dès le paiement suivant. Pour toute question sur un paiement ou une demande de remboursement, contactez-nous à contact@ekolia.app — chaque situation est étudiée au cas par cas.

En tant que directeur ou directrice, vous saisissez et gérez dans EKOLIA des informations sur vos élèves et leurs tuteurs (noms, classes, numéros de téléphone) ainsi que l’historique de leurs paiements de scolarité. Vous restez responsable de l’exactitude de ces informations et du droit de les traiter dans le cadre de la relation entre votre établissement et les familles.

EKOLIA agit comme prestataire technique qui héberge et traite ces données pour votre compte, afin de vous fournir le service. Les détails sur la manière dont ces données sont protégées et utilisées figurent dans notre Politique de confidentialité.

EKOLIA peut envoyer, pour votre compte, des messages WhatsApp automatiques aux tuteurs dont la scolarité de l’enfant est en retard de paiement. En activant cette fonctionnalité, vous confirmez être autorisé à contacter ces numéros à cette fin dans le cadre de la relation école-famille. La bonne délivrance de ces messages dépend en partie de la plateforme WhatsApp/Meta et ne peut pas être garantie à 100 %.

Vous vous engagez à ne pas :

• utiliser EKOLIA à des fins illégales ou frauduleuses ;
• saisir des données sur des personnes que vous n’êtes pas autorisé à traiter ;
• tenter de contourner les mesures de sécurité, d’accéder aux comptes d’autres établissements, ou de perturber le fonctionnement du service ;
• revendre ou redistribuer l’accès à EKOLIA sans notre accord écrit.

EKOLIA, son logo, son interface et son code restent la propriété d’EKOLIA. Vous conservez l’entière propriété des données concernant votre établissement, vos élèves et vos paiements que vous saisissez dans l’application.

Nous faisons de notre mieux pour maintenir EKOLIA disponible et fonctionnel en permanence, sans pouvoir garantir une disponibilité absolue. Des interruptions ponctuelles pour maintenance ou en cas d’incident technique sont possibles ; nous cherchons à les limiter autant que possible.

Vous pouvez cesser d’utiliser EKOLIA à tout moment en ne renouvelant pas votre abonnement, ou en nous contactant pour la fermeture de votre compte. Nous pouvons suspendre ou fermer un compte en cas de violation manifeste de ces conditions, après vous en avoir informé lorsque cela est raisonnablement possible.

Les modalités de conservation et de suppression de vos données après la fermeture du compte sont décrites dans notre Politique de confidentialité.

EKOLIA est fourni en l’état. Dans la mesure permise par la loi, nous ne pouvons être tenus responsables des dommages indirects, pertes financières, ou conséquences liées à des données saisies de façon incorrecte, à une interruption temporaire du service, ou à un échec de livraison d’un message WhatsApp indépendant de notre volonté.

Nous pouvons modifier ces conditions pour refléter une évolution du service ou de la réglementation. En cas de changement important, nous vous en informerons via l’application ou par email. La poursuite de l’utilisation d’EKOLIA après notification vaut acceptation des nouvelles conditions.

Ces conditions sont soumises au droit sénégalais. En cas de litige, nous privilégions une résolution amiable ; à défaut, les tribunaux compétents de Dakar seront saisis.

Pour toute question sur ces conditions, écrivez-nous à contact@ekolia.app.