Politique de confidentialité

EKOLIA est opéré depuis Dakar, Sénégal. Pour toute question relative à vos données personnelles, contactez-nous à contact@ekolia.app.

EKOLIA joue deux rôles différents selon les données concernées :

• pour les données de votre compte (directeur ou personnel) et de votre abonnement, EKOLIA est responsable du traitement ;
• pour les données des élèves et de leurs tuteurs que vous saisissez dans l’application, EKOLIA agit comme prestataire technique pour le compte de votre établissement, qui reste responsable de ces données vis-à-vis des familles.

Compte directeur ou personnel :nom, adresse email, mot de passe (jamais conservé en clair), rôle dans l’établissement, photo de profil si vous en ajoutez une.

Établissement :nom de l’école, ville.

Élèves et tuteurs(saisis par le directeur) : prénom et nom de l’élève, classe, nom du tuteur, numéro de téléphone du tuteur.

Paiements de scolarité : montants dus et payés, méthode de paiement, notes éventuelles, historique, et identité de la personne ayant enregistré le paiement.

Abonnement EKOLIA : email de contact, montant facturé, statut du paiement de votre établissement envers EKOLIA.

Données techniques : adresse IP et journaux de connexion à des fins de sécurité, cookies (voir section 6).

• vous fournir le service : tableau de bord, suivi des paiements, gestion des élèves ;
• envoyer les rappels WhatsApp que vous activez pour les familles en retard de paiement ;
• sécuriser votre compte et prévenir les usages frauduleux ;
• traiter le paiement de votre abonnement à EKOLIA ;
• répondre à vos demandes lorsque vous nous contactez ;
• respecter nos obligations légales et comptables.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles. Nous faisons appel à des prestataires techniques de confiance pour faire fonctionner EKOLIA :

• Neon — hébergement de notre base de données ;
• Resend — envoi des emails (vérification de compte, notifications) ;
• Cloudinary— stockage des fichiers ou images que vous téléversez dans l’application. À noter : un fichier téléversé reçoit une adresse accessible publiquement sur internet — évitez d’y déposer des documents confidentiels ;
• Bictorys— traitement du paiement de l’abonnement de votre établissement à EKOLIA. Les données des familles ne lui sont pas transmises ;
• Meta / WhatsApp Business Platform — envoi des rappels de paiement aux tuteurs, uniquement si vous activez cette fonctionnalité ;
• Upstash — infrastructure technique de sécurité (par exemple, limiter les tentatives de connexion répétées).

Nous pouvons également communiquer des données si la loi nous y oblige, ou pour protéger nos droits, notre sécurité ou celle de nos utilisateurs.

Notre base de données est hébergée aux États-Unis, chez notre prestataire d’hébergement Neon. Vos données peuvent donc être stockées et traitées en dehors du Sénégal. Nous veillons à ce que nos prestataires appliquent des mesures de sécurité sérieuses, et nous formalisons progressivement les garanties applicables à ces transferts conformément à la réglementation sénégalaise sur la protection des données personnelles.

EKOLIA utilise uniquement des cookies techniques, nécessaires au fonctionnement du service — aucun cookie publicitaire ou de suivi marketing :

• app-token— vous garde connecté (jeton d’accès), valable 15 minutes ;
• app-refresh — permet de renouveler votre connexion sans ressaisir votre mot de passe, valable 7 jours ;
• app-csrf — protège votre compte contre certaines attaques informatiques, valable 7 jours.

Vos données sont conservées tant que votre compte reste actif. Après la fermeture d’un compte, nous conservons uniquement ce qui est nécessaire à nos obligations comptables et légales, pendant la durée requise par la loi, avant suppression.

Certaines données techniques sont supprimées automatiquement selon un calendrier fixe : les journaux d’événements de paiement après 90 jours, et les emails déjà envoyés après 30 jours.

• les mots de passe ne sont jamais stockés en clair ;
• certaines données sensibles sont chiffrées ;
• toutes les connexions à EKOLIA passent par une connexion sécurisée (HTTPS) ;
• les sessions de connexion sont de courte durée et se renouvellent automatiquement ;
• les tentatives de connexion répétées et suspectes sont limitées ;
• chaque action effectuée par un administrateur est enregistrée dans un journal.

Vous pouvez demander à accéder à vos données, les faire corriger, les faire supprimer, ou vous opposer à un traitement, en nous écrivant à contact@ekolia.app. Nous répondons dans un délai raisonnable. Vous disposez également du droit de saisir la Commission de Protection des Données Personnelles (CDP) du Sénégal si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Les élèves dont les informations figurent dans EKOLIA sont mineurs. C’est l’établissement scolaire, et non EKOLIA, qui décide de saisir ces informations, dans le cadre normal de sa relation avec les familles. EKOLIA n’utilise jamais ces données à des fins commerciales ou publicitaires : elles servent uniquement à fournir le service de suivi de scolarité demandé par l’établissement.

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter une évolution du service ou de la réglementation. En cas de changement important, nous vous en informerons via l’application ou par email.

Pour toute question sur cette politique ou vos données personnelles, écrivez-nous à contact@ekolia.app.